Neue Meldeblattnummern anfordern
In der Hotelsoftware ist die Zuweisung von Meldeschein-Nummern ein vollautomatisierter Prozess, der über die Schnittstelle zu Feratel abgewickelt wird. Diese Automatisierung ist darauf ausgelegt, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und eine ständige Verfügbarkeit von Meldeschein-Nummern zu gewährleisten.
Wenn der Bestand an Meldeschein-Nummern unter 10 fällt, sendet unsere Software automatisch eine Anforderung an Feratel, um neue Meldeschein-Nummernblöcke zu erhalten. Dieser Vorgang erfolgt ohne manuelles Eingreifen, um Effizienz und Fehlerfreiheit zu garantieren.
Es ist wichtig, dass die Gemeinde nicht manuell in diesen Prozess eingreift, indem sie Meldeschein-Nummernblöcke eigenständig zuweist. Solche manuellen Eingriffe können zu folgenden Problemen führen:
- Unterbrechung des automatisierten Prozesses: Manuelle Zuweisungen können den fließenden Ablauf der automatischen Anforderungen und Zuweisungen unterbrechen. Dies führt dazu, dass die Software nicht mehr präzise nachverfolgen kann, wie viele Meldeschein-Nummern tatsächlich verfügbar sind.
- Zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Wenn die Gemeinde manuell eingreift, müssen die neu zugewiesenen Meldeschein-Nummern in der Hotelsoftware manuell erfasst werden. Dies erfordert zusätzliche Arbeitsschritte, die sonst automatisch von der Software übernommen würden.
- Fehlerpotential: Manuelle Prozesse sind anfälliger für Fehler als automatisierte. Fehleingaben oder Verzögerungen in der manuellen Bearbeitung können zu Unstimmigkeiten führen, die wiederum Betriebsstörungen verursachen können.
Wir hatten bereits Fälle, in denen Gemeinden Meldeschein-Nummerblöcke manuell zugewiesen haben, ohne das Hotel zu informieren, oder die Information wurde vom Hotel übersehen. Zusätzlich wurden Warnmeldungen bezüglich niedriger Meldeblattnummern von den Hotels ignoriert. Dies führte dazu, dass am Wochenende keine Gäste mehr angemeldet und somit auch keine Gästekarten ausgestellt werden konnten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig die Verfügbarkeit Ihrer Meldeschein-Nummern überprüfen und auf alle Warnmeldungen achten, um solche Vorfälle zu vermeiden.
Um die Effizienz und Genauigkeit des Systems zu erhalten, empfehlen wir dringend, auf manuelle Zuweisungen von Meldeschein-Nummernblöcken zu verzichten und stattdessen den automatisierten Prozess zu nutzen, der durch die Software und ihre Schnittstelle zu Feratel bereitgestellt wird. Dies gewährleistet eine nahtlose Verwaltung und Verfügbarkeit der Meldeschein-Nummern, was zu einem reibungsloseren Betrieb und reduziertem Verwaltungsaufwand führt.
Durch die strikte Befolgung dieser Richtlinien kann sichergestellt werden, dass die Hotelsoftware optimal genutzt wird und der Betrieb Ihres Hotels so effizient wie möglich läuft.
Die Vergabe von Meldeschein-Nummernkreisen durch den Feratel Meldeclient erfolgt in kontrollierten Mengen, um die Verwaltung effizient zu halten. Dieser Prozess beinhaltet sowohl automatisierte als auch manuelle Anforderungsoptionen, um sicherzustellen, dass Hotels stets über ausreichende Meldescheinnummern verfügen.
Wenn der Bestand an Meldeschein-Nummern auf 50 sinkt, erhalten Nutzer automatisch, bei jeder Anmeldung eines Meldescheins, einen Hinweis, dass nur noch wenige Meldeblattnummern übrig sind. Diese Warnung dient als frühzeitige Erinnerung, um potenzielle Unterbrechungen in der Gästeanmeldung zu vermeiden.
Die manuelle Anforderung von neuen Meldeschein-Nummerblöcken kann über den Menüpunkt Einstellungen > Schnittstellen > Meldeclient in der Hotelsoftware durchgeführt werden.
Durch Klicken auf den Button "Neue Meldeblattnummern anfordern" kann der Nutzer aktiv einen neuen Nummernkreis bei Feratel anfordern. Dies ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass ausreichend Nummern vorhanden sind, bevor die automatische Anforderung greift oder in Zeiten hoher Gästefrequenz.
Sollte keine manuelle Anforderung erfolgen, wird die Software automatisch tätig, sobald nur noch 10 Meldeblattnummern verfügbar sind. Bei der nächsten Anmeldung eines Gastes führt die Software im Hintergrund eine Anforderung für neue Nummern durch, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Obwohl der Prozess auch automatisch abläuft, kann die manuelle Anforderung in der Hotelsoftware als proaktive Maßnahme zu nutzen, um jederzeit eine ausreichende Verfügbarkeit zu gewährleisten. Dies vermeidet Engpässe, insbesondere während Zeiten, in denen ein erhöhtes Aufkommen an Gästeanmeldungen erwartet wird.
Durch das Verständnis und die Nutzung beider Anforderungsmethoden können Hotels ihre Gästeverwaltung effizient und ohne Unterbrechungen durchführen.
