E-Mail-Versand
Absender-Adresse
Generische Domain
Standardmäßig verwenden wir eine von uns registrierte generische Domain für den E-Mail-Versand, die E-Mail-Adresse Ihres Hotels ist dabei als Antwortadresse eingetragen. Wenn der Gast also auf Antworten klickt, wird die Antwort an die E-Mail-Adresse Ihres Hotels zugestellt.
Hotel Domain
Optional kann auch Ihre Hotel E-Mail-Adresse als Absender genutzt werden. In diesem Fall sind jedoch möglicherweise Änderungen an Ihrer Domain-Konfiguration notwendig. Wenn Ihre Domain über einen SPF-Eintrag verfügt so muss folgender Code zu Ihrem SPF-Eintrag hinzugefügt werden:
Für Änderungen an den DNS-Einträgen Ihrer Domain kontaktieren Sie bitte Ihren E-Mail bzw. Web-Betreuer. Da wir die Konfiguration Ihres Gesamtsystems nicht kennen kann unser Support diese Änderungen leider nicht in Ihrem Auftrag durchführen.
Bitte führen Sie diese Änderung nur durch wenn Ihre Domain bereits über einen SPF-Eintrag verfügt. Die Erstellung eines neuen SPF-Eintrags, der nur den Verweis unsere Hotelsoftware enthält, kann sonst zu Problemen mit der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails führen.
Mailserver
Wir verwenden Amazon WebServices (AWS) zum Versand der E-Mails, da es sich dabei um einen extrem zuverlässigen Dienst handelt, der uns auch ein entsprechendes Management von Spam-Einordnungen oder Beschwerden von E-Mail-Empfängern ermöglicht.
Die Verwendung der hoteleigenen Mailserver ist derzeit nicht möglich, da dies erfahrungsgemäß zu einer Vielzahl von vermeidbarem Support Anfragen führt, da die hoteleigenen Server häufig nicht die, für den 24/7 Betrieb einer Software, notwendige Zuverlässigkeit bieten können.
Detaillierte Erklärung zu einigen unserer Qualitätskriterien für Mailserver
Verfügbarkeit - Unsere Hotelsoftware ist eine hochverfügbare Web-Anwendung und das Gleiche erwarten wir auch von möglichst allen angebunden Diensten, um den unnötigen Aufbau von Warteschlangen mit zusätzlicher Systemlast zu verhindern.
Im vergangenen Jahr hatte unsere Hotelsoftware eine Verfügbarkeit von 99,94% (das entspricht einer Ausfallszeit von nur 31 Minuten pro Kalenderjahr - die durchschnittliche Ausfallszeit betrug dabei weniger als 2 Minuten, bis automatisch ein anderer Server die Aufgaben übernommen hat).
Authentifizierung - Es kommt immer mal wieder vor, dass das Passwort der Hotel E-Mail-Adresse geändert wird und vergessen wird, dass das Passwort auch in der Hotelsoftware geändert werden muss. Oder der E-Mail-Anbieter ändert die Authentifizierung und es wird vergessen den Hotelsoftware-Anbieter rechtzeitig darüber in Kenntnis zu setzen.
Prominentes Beispiel hierfür sind Google GMail und Google GSuite E-Mail-Adressen (wie sie auch von vielen Betrieben verwendet werden) - Google lässt keine standard-konforme Authentifizierung über Benutzername und Passwort mehr zu, sondern setzt zwingend eine "proprietäre" OAuth-Authentifizierung voraus.
Support - wenn wir den Mailserver selbst betreiben (oder von einem Partner betreiben lassen), so haben wir Zugriff auf viele Daten welche die Zustellbarkeit betreffen. Wir können also im Falle einer Support-Anfrage innerhalb weniger Minuten überprüfen ob der Mailserver des Empfängers die Nachricht akzeptiert hat (sie also unseren Zuständigkeitsbereich erfolgreich verlassen hat).
Bei Verwendung der Hotel eigenen E-Mail-Server haben wir keinen Zugriff auf die Log-Dateien. Unsere Erfahrung mit diversen Web-Anwendungen zeigt, dass wir in Support-Fällen teilweise mehrere Stunden damit verbringen die notwendigen Daten vom E-Mail-Anbieter anzufordern (und in vielen Fällen trotzdem keinen Erfolg damit haben).
Funktionalität - nicht jede Funktion wird von jedem E-Mail-Server unterstützt und braucht teilweise komplexe Workarounds um alle gewünschten Funktionen mit einem fremden E-Mail-Server zur Verfügung zu stellen.
T-Online
Alleine im deutschsprachigen Raum gibt es mehrere zehntausend E-Mail-Anbieter und nur ein einziger (T-Online) sticht immer wieder negativ hervor, weshalb wir uns gezwungen sehen diesem Anbieter einen eigenen Abschnitt in unserer Dokumentation zu widmen.
Blockade durch T-Online
In der Welt der E-Mail-Server ist es durchaus üblich einzelne IP-Adressen oder IP-Adressbereich, von denen ein ungewöhnlich hohes E-Mail-Aufkommen eintrifft, vorübergehend (oder in Einzelfällen auch permanent) zu blockieren.
Während diese Vorgangsweise bei kleineren E-Mail Anbietern durchaus Sinn ergibt, so ist dies bei größeren E-Mail Anbietern mit mehreren Millionen Kunden, wie z.B. Google, Amazon oder Microsoft nicht zielführend. Wenn nur einige wenige Kunden, dieser Anbieter, ihre E-Mail Account missbräuchlich verwenden, blockiert T-Online auch die E-Mails von allen anderen Kunden des betreffenden Anbieters für rund 24 Stunden.
Nahezu alle anderen E-Mail Anbieter weltweit sehen deshalb von der Blockierung der IP-Adressen der großen Anbieter ab und nutzen stattdessen deren Beschwerdesysteme, um die betreffenden Kunden sperren zu lassen.
Da T-Online hier wider jeder Vernunft vorgeht, kommt es leider, seit Jahren, in unregelmäßigen Abständen dazu, dass von den großen E-Mail Anbietern zeitweise keine E-Mails an @t-online.de E-Mail-Adressen gesendet werden können.
T-Online schließt während dieser Phasen seine Kunden von einem signifikaten Teil des legitimen weltweiten E-Mail-Aufkommens aus. Besonders perfide daran ist, dass die T-Online Kunden gar nicht über die Ablehnung der E-Mails informiert werden, diese also nichtmal in deren Spam-Ordner landen. Die T-Online Kunden warten also vielfach vergeblich auf wichtige E-Mails.
Generell ist die Zustellrate bei großen E-Mail Anbietern aber deutlich höher als dies beim Betrieb eines eigenen E-Mail-Servers jemals möglich wäre. Weshalb wir auch weiterhin auf weltweit bewährte Lösungen zurückgreifen werden.
Da T-Online sich seit Jahren beharrlich weigert diese Praxis zu ändern bleibt Ihnen nur die Möglichkeit einige Stunden später nochmal zu versuchen die gleiche E-Mail zu versenden.
T-Online besteht darauf, dass ihre Vorgehenswesei richtig wäre und die großen E-Mail-Anbieter, welche für mehr als 40% des legitimen weltweiten E-Mail-Aufkommens zuständig sind, alleinige für diese Zustellungsprobleme verantwortlich wären.
