Offene Geschäftsfälle
Wenn Sie im Bericht "Offene Geschäftsfälle" beim Klick auf den Link (zu einem Folio) die STRG-Taste gedrückt halten, oder mittels Rechtsklick und "In neuem Tab öffnen" den Geschäftsfäll öffnen, müssen Sie den Bericht nicht jedes mal neu erstellen.
- Eine Rechnung wurde erstellt, aber keine Zahlung erfasst
- Die Zahlung wurde storniert, nicht aber die Rechnung
- Auf dem Folio befindet sich die Gutschrift aus einer Anzahlung
- Leistungen wurden aufgebucht, aber keine Rechnung erstellt
- Das Folio weist einen Saldo von 0 auf
- Ein Gast bezahlt eine Rechnung mittels Überweisung und die Zahlung ist noch nicht eingetroffen
- Positiver Saldo auf einer noch nicht angereisten Reservierung (in der Regel handelt es sich dabei um eine anzurechnende Gutschrift aus einer bereits getätigten Anzahlung)
Diese beiden Fällen sind gleich aufzulösen, deswegen werden Sie auch gemeinsam behandelt.
- Rechnungsnummer vorhanden
- Keine Zahlung vorhanden
- meist negativer Saldo (bei einer Gutschrift könnte auch ein positiver Saldo vorhanden sein)
Eine Gutschrift wird z.B. ausgestellt, wenn dem Gast eine Anzahlung rückerstattet wird (siehe Anzahlung rückerstatten)
Variante 1: Fehlerhafte Rechnung erstellt / Geschäftsfall hat so nicht stattgefunden
In diesem Fall muss die Rechnung storniert werden (siehe Rechnung stornieren)
Variante 2: Der Gast hat bezahlt, die Zahlung wurde aber nicht in der Hotelsoftware erfasst
In diesem Fall muss die Zahlung hinzugefügt und der Zahlungsvorgang abgeschlossen werden (siehe Zahlung hinzufügen)
- keine Rechnungsnummer vorhanden (außer es wurde bereits eine Gutschriftsrechnung erstellt)
- Die Bezeichnung der Leistung enthält das Wort Anzahlung und dahinter in Klammer die Rechnungsnummer der Anzahlungsrechnung (z.B. 2022-01437)
Variante 1: Die Anzahlung wurde dem Gast rückerstattet
In diesem Fall ist auch die Auszahlung der Rückerstattung zu erfassen (siehe Anzahlung rückerstatten)
Variante 2: Die Anzahlung wird auf eine zukünftige Reservierung angerechnet
In diesem Fall sollte die Anzahlung auf das Gästeprofil des Gastes transferiert werden, oder (falls bereits vorhanden) auf die neue Reservierung des Gastes (siehe Leistungstransfer auf anderen Rechnungsempfänger)
- keine Rechnungsnummer vorhanden
- es befinden sich ein oder mehrere Leistungen auf dem Folio, bei denen es sich nicht um eine Anzahlung handelt (eine Anzahlung kann möglicherweise zusätzlich noch vorhanden sein)
In diesem Fall gilt es abzuklären, ob diese Leistungen evtl. bereits in einem anderen Folio abgerechnet wurden (d.h. vom Benutzer doppelt aufgebucht wurden) - siehe Folio wechseln
Falls die Reservierung storniert wurde, beachten Sie bitte, dass Stornogebühren unter Umstände umsatzsteuerlich anders zu behandeln sind als Nächtigungen (siehe No Show vs. Storno bzw. Stornogebühren-Rechnung erstellen)
Nachdem etwaige fehlerhafte Leistungen korrigiert und etwaige doppelt aufgebuchte Leistungen storniert wurden (siehe Artikel/Leistungen stornieren) muss die Rechnung ausgestellt (siehe Rechnung erstellen) und die Zahlung erfasst werden (siehe Zahlung hinzufügen)
- keine Rechnungsnummer vorhanden
- kein offener Saldo (d.h. der offene Saldo beträgt 0,00)
In diesem Fall hat der Gast wahrscheinlich bereits alles vor Anreise bezahlt, es wurde aber lediglich eine Anzahlungsrechnung erstellt und noch keine Rechnung für den Aufenthalt.
Bevor Sie fortfahren, kontrollieren, Sie bitte unbedingt anhand der aufgebuchten Leistungen, ob das auch auf Ihren Geschäftsfall zutrifft.
Falls ja, erstellen Sie einfach eine Rechnung (siehe Rechnung erstellen) - dadurch wird die Anzahlung als verwendet markiert und eventuelle Mehrwertsteuer-Differenzen aus der Anzahlung und den tatsächlich konsumierten Leistungen werden ausgeglichen.