Registrierkassenbeleg und Rechnung
Vor inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung waren Registrierkassenbeleg und Rechnung häufig das gleiche Dokument. Seit der Registrierkassensicherheitsverordnung müssen Sie dem Kunden einen digital signierten Zahlungsbeleg übergeben sobald er bei Ihnen eine Barzahlung tätigt (Achtung: auch Kartenzahlungen bei Ihnen vor Ort gelten als Barzahlungen!).
Zu möglichen Ausnahmen der Registrierkassenpflicht befragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Bitte beachten Sie, dass auch Privatvermieter (die nicht von der Registrierkassensicherheitsverordnung betroffen sind) einen Zahlungsbeleg ausstellen müssen - dieser muss zwar nicht digital signiert sein, aber dennoch einige Anforderungen erfüllen.
Rechnung | Zahlungsbeleg |
Vorgeschrieben aufgrund des Umsatzsteuergesetzes. | Vorgeschrieben aufgrund von Einzelaufzeichnungspflicht und RKSV. |
Wird vor der Bezahlung ausgestellt. | Wird nach der Barzahlung ausgestellt. |
Der Beleg wird über ein Zertifikat der Firma A-Trust signiert, dadurch ist sichergestellt, dass kein Beleg nachträglich entfernt oder verändert werden kann. Dieses Zertifikat ist im Finanz-Online auf Ihre Steuernummer oder UID-Nummer anzumelden. Am Zahlungsbeleg wird die digitale Signatur des Zahlungsbelegs in Form eines QR-Codes aufgedruckt.
Wichtig: Die Zahlung muss unverzüglich in der Kassa eingegeben, der Zahlungsbeleg ausgedruckt und dem Gast übergeben werden.
Die Zahlugnsbelege können über den herkömmliche Drucker im A4-Format ausgedruckt werden.
Wann immer möglich versuchen wir den Zahlungsbeleg auf die Rechnung aufzudrucken (diese Funktion kann optional aktiviert bzw. deaktiviert werden). Ganz gleich ob diese Funktion bei Ihnen aktiviert ist, haben Sie stets die Möglichkeit den Beleg separat auszudrucken.
Einschränkungen:
- Wenn die Erstellung des Zahlungsbelegs länger als 15 Sekunden dauert, wird dieser nicht auf die Rechnung aufgedruckt
- Das abschließen eines Zahlungsvorgangs dauert etwa 1-2 Sekunden länger wenn diese Funktion aktiviert ist (Belegsignatur durch A-Trust und Erstellung des Rechnungs-PDFs)
- Wenn Sie eine sehr kompakte Rechnungsdarstellung ausgewählt haben, so erfüllt die Rechnung möglicherweise nicht mehr die Anforderungen über die handelsüblichen Bezeichnungen auf Zahlungsbelegen
Leider lassen sich bei einem Aufdruck auf die Rechnung nicht alle Geschäftsfälle abbilden z.B.
- Sie stornieren die Rechnung (um z.B. die Anschrift zu ändern), nicht aber die Zahlung - somit ist noch immer ein separater Zahlungsbeleg notwendig, bis die Rechnung neu ausgestellt wird.
- Man storniert die Zahlung, nicht aber die Rechnung - weil z.B. eine Kreditkartenzahlung rückgebucht wurde. Da auch für die Stornierung einer Zahlung ein Stornobeleg ausgestellt werden muss, benötigen wir hier ein separates Dokument.
- Bei Zahlungsbelegen gelten wesentliche strengere Anforderungen an die handelsüblichen Bezeichnungen als bei Rechnungen - d.h. auf dem Zahlungsbeleg müssten auch die Einzelleistungen von Pauschalen oder Restaurantkonsumationen aufgelistet werden. Durch einen separaten Beleg mit Verweis auf die Rechnugnsnummer kann diese Pflicht "entschärft" werden. Bei einem Aufdruck des QR-Codes auf die Rechnung kann es hier unter Umständen zu Beanstandungen durch das Finanzamt kommen.
Deshalb ist es in manchen Fällen notwendig einen separaten Zahlungsbeleg, zusätzlich zur Rechnung, auszustellen.
Wir stellen zuerst die Rechnung aus und erstellen das PDF - wenn dann eine Zahlung hinzugefügt wird, erstellen wir nochmal ein PDF von der gleichen Rechnung, diesmal allerdings mit dem QR-Code der Zahlung. Um die spätere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten behalten wir auch zuvor erstellte PDFs und löschen sie nicht.
