Rechnungskorrektur: Rechnungen richtig ändern

Auch wenn du dir die größte Mühe gibst, ab und zu gibt es falsch ausgestellte Rechnungen. Das ist ganz normal. Hast du eine fehlerhafte Rechnung erstellt, hat der Kunde das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Wir haben die wichtigsten Dinge für dich zusammengefasst.

Hat sich in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen, kann der Kunde eine neue berichtigte Rechnung verlangen. Das ist besonders für Geschäftskunden wichtig. Denn durch fehlerhafte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. 

Aber keine Sorge, nicht bei jedem Tipp- oder Rechtschreibfehler müssen Sie eine Rechnungskorrektur schreiben. Ist der Sinn der Rechnung noch eindeutig erkennbar, muss die Rechnung nicht berichtigt werden. Diese kleinen Fehler führen nicht dazu, dass die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht verrechnet werden kann.

Bitte beachten Sie, dass dies keine verbindliche Rechtsauskunft darstellt. Im Zweifelsfall fragen Sie bitte immer Ihren Steuerberater.

Kleine Änderungen wie z.B. ein fehlerhaftes oder fehlendes Leistungsdatum, Korrektur der Adresse (Wichtig: Es darf kein völlig neuer Rechnungsempfänger eingegeben werden), und ähnlichen Änderungen.

Eine nachträgliche Veränderung der Steuernummer ist nicht zulässig. Ebenso unzulässig wäre das nachträgliche verändern, löschen oder hinzufügen für Leistungen.

Sämtliche Änderungen sind zulässig, müssen jedoch auf der berichtigten Rechnung angeführt werden.

In jedem Fall müssten Sie dem Kunden zusätzlich zur ursprünglichen Rechnung auch noch die berichtigte Rechnung zukommen lassen, damit die Änderungen auch gültig sind.

Die Rechnung muss storniert werden. Dafür schreibst du eine Stornorechnung mit negativem Rechnungsbetrag – die alte Rechnung wird ungültig und “neutralisiert”.

Anschließend kannst du eine neue korrigierte Rechnung ausstellen. 

Falls die ursprüngliche Rechnung dem Kunden bereits übergeben wurde, musst du ihm auch die Stornorechnung übergeben, damit der Kunde weiß, dass er diese Rechnung nicht mehr für eine Betriebsausgabe oder den Vorsteuerabzug verwenden darf.

Wenn die Rechnung bereits ausgestellt wurde (d.h. die Rechnung hat eine Rechnungsnummer), dann muss die Rechnung für eine Änderung zwingend storniert und neu ausgestellt werden.

Je nach Land müssten wir als Softwarehersteller sicherstellen, dass tatsächlich nur jene Änderungen möglich sind die gesetzlich erlaubt sind. Ansonsten könnte es passieren, dass ihre gesamten Aufzeichnungen in unserer Hotelsoftware vom Finanzamt angezweifelt werden (Verstoß gegen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ). 

Leider ist es mit dem heutigen Stand der Technik nicht mit 100%iger Sicherheit möglich festzustellen ob es sich um eine zulässige oder eine unzulässige Änderung handelt (z.B. Änderung von Firma A zu Firma B bei gleichbleibender Anschrift). Aus diesem Grund haben wir uns für jene Variante entschieden mit der unsere Kunden auf der sicheren Seite sind. Und seien wir uns ehrlich. Es macht doch letztendlich keinen großen Unterschied ob die Korrektur nun die gleiche oder eine andere Rechnungsnummer hat.