Online-Buchung: Handhabung von fehlgeschlagenen Zahlungen

In der heutigen Zeit ist die Online-Buchung ein essenzieller Bestandteil des Hotelbetriebs. Besonders wichtig ist dabei der Umgang mit Buchungen, die eine Zahlung oder Garantie per Kreditkarte erfordern. In diesem Artikel erläutern wir den Prozess, der in unserer Hotelmeister Hotelsoftware implementiert ist, um sowohl für den Gast als auch für das Hotel eine effiziente und sichere Buchungserfahrung zu gewährleisten.

Wenn ein Gast online bucht und eine Zahlung per Kreditkarte benötigt wird, leiten wir ihn zur Seite unseres Zahlungsdienstleisters (z. B. Stripe) weiter. Dieser Schritt gewährleistet eine sichere Abwicklung der Zahlung.

Um die Verfügbarkeit des Zimmers bis zum Abschluss der Zahlung zu garantieren, erstellt unser System automatisch eine Reservierung mit allen Gästedaten. Diese Reservierung erhält den Status "In Erstellung / Warten auf (An-)Zahlung".

Während der Zahlungsabwicklung wird die Reservierung im Zimmerplan angezeigt. Gleichzeitig wird der aktuelle Status der Reservierung sowohl im Zimmerplan als auch in der Hotelsoftware deutlich kenntlich gemacht, begleitet von einer entsprechenden Benachrichtigung.

Falls die Zahlung nicht erfolgreich ist oder vom Gast abgebrochen wird, wird die Reservierung automatisch storniert. In der Hotelsoftware wird über diesen Vorgang eine Benachrichtigung angezeigt.

Bei Verwendung asynchroner Zahlungsarten, wie z.B. Sofortüberweisung, kann eine optionale automatische E-Mail an den Gast gesendet werden. Diese E-Mail informiert den Gast, dass die Reservierung registriert, aber noch nicht bestätigt werden kann, da die Zahlung noch bearbeitet wird. Zudem kann ein Link zur Überprüfung des Zahlungsstatus beigefügt werden.

Nach erfolgreicher Zahlung wird eine Reservierungsbestätigung versendet und eine entsprechende Benachrichtigung in der Hotelsoftware angezeigt.

Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern, die lediglich die Zimmerverfügbarkeit blockieren, ermöglicht unser System dem Hotel, bei fehlgeschlagenen Zahlungen aktiv per E-Mail oder Telefon beim Gast nachzufassen. Da der Gast bereits alle notwendigen Einwilligungen erteilt hat, ist diese Art der Datenverarbeitung im Rahmen der Transaktion auch datenschutzkonform.

Durch diesen Ansatz bietet unsere Hotelsoftware nicht nur eine sichere und effiziente Buchungsabwicklung, sondern auch einen wertvollen Service für das Hotel, um die Kommunikation mit den Gästen zu verbessern und die Auslastung zu optimieren.