Kassendokumentation
Bezeichnung: HOTELSOFTWARE_NAME Marke: HOTELSOFTWARE_NAME Typ: HOTELSOFTWARE_NAME Version: 1.0 Kassentyp: Online-Kasse
Die Kasse verfügt über keinen Trainings- oder Schulungsspeicher
Der Kassenbetreiber hat keinen direkten Zugang zur Datenbank, zu den Servern oder zum Quelltext der Kasse. Alle Vorgänge im Rahmen der Fiskalisierung werden auf Servern von HOTELSOFTWARE_NAME verarbeitet und gespeichert.
Der Startbeleg ("StartReceipt") wird bei Inbetriebnahme der Registrierkasse automatisch erstellt und kann jederzeit unter Einstellungen > Registrierkasse (DE) abgerufen und ausgedruckt werden.
Als Tagesabschluss wird am Ende eines jeden Geschäftstages voll automatisiert ein Beleg erstellt, welcher unter Einstellungen > Registrierkasse (DE) > Jahr (z.B. 2021) aufgerufen und ausgedruckt werden kann.
Falls es zu einem Ausfall der TSE kommen sollte, so wird auf dem Zahlungsbeleg der Hinweis aufgedruckt, dass die Kommunikation mit der TSE fehlgeschlagen ist (siehe nachfolgender Screenshot).
Meist dauert ein solcher Ausfall nur wenige Minuten und die zwischenzeitlichen Belege werden danach automatisch nacherfasst. Hierfür ist es jedoch notwendig, dass ein sogenannter "Nullbeleg" ausgestellt wird.
Unter Einstellungen > Registrierkasse (DE) können Sie mit einem Klick auf das blaue Plus rechts unten ("Nullbeleg erstellen") einen solchen erstellen. Dieser Vorgang dauert bis zu 60 Sekunden. Sobald der Nullbeleg erfolgreich erstellt wurde, ist die Kommunikation mit der TSE wieder aktiv. Der erstellte Nullbeleg muss nicht gesondert ausgedruckt werden.
Die Fiskalisierung in HOTELSOFTWARE_NAME bezieht sich ausschließlich auf das Finanz-Modul und darin auf folgende Funktionen:
- Rechnung erstellen (Forderungsentstehung)
- Zahlung erfassen (Forderungsauflösung)
- Rechnung und Zahlung stornieren
Im Falle einer erfolgreichen Belegsignatur, wird der gesamte Zahlungsbeleg auf die Rechnung aufgedruckt. Die tatsächlich angezeigten Felder können sich je nach Konfiguration und rechtlichen Anforderungen vom nachfolgenden Screenshot unterscheiden.
Darüber hinaus sind sämtliche Zahlungsbelege, eines Folios, auch im Abschnitt Belege auf dem jeweiligen Folio aufgelistet und können von dort ausgedruckt werden.
Wenn bei der Signaturestellung ein Fehler aufritt, so wird auf die betreffende Rechnung folgender Satz aufgedruckt. Wenn die TSE wieder erreicht wird, so erfolgt eine Nachsignierung, obwohl diese gesetzlich nicht erforderlich ist. Dies erleichtert jedoch die Auswertung der DFKA und DSFinV-K Exporte, da diese alle Geschäftsfälle widerspiegeln.
Solange sich der Anwender bei der Vorbereitung der Zahlung befindet, ist diese nicht gespeichert - der noch nicht abgeschlossene Vorgang befindet sich zu diesem Zeitpunkt nur im Zwischenspeicher des Eingabegeräts. Diese Zahlung wird, wenn Sie nicht abgeschlossen wird, nicht gespeichert - somit kann auch zu keinem Zeitpunkt ein Zahlungsbeleg oder eine Zahlungsbestätigung ausgedruckt werden.
Die Fiskalisierung erfolgt beim Klick auf "Zahlungsvorgang abschließen" oder beim Klick auf den grünen Knopf "Zahlung abschließen & Rechnung erstellen" (rechts unten)
Ein Storno erfolgt, wenn entweder die Zahlung (roter Pfeil) oder die Rechnung (roter Knopf rechts unten) storniert wird. In beiden Fällen werden sowohl die Zahlung als auch die Rechnung storniert. Das Folio wird danach für weitere Bearbeitungen gesperrt.
Eventuell vorhanden anzurechnende Anzahlungen werden bei der Option "Stornieren" auf das "Primäre Folio" verschoben.
Nach dem Storno befindet sich ein Folio im gesperrten Zustand und kann nicht mehr bearbeitet werden. Es bleibt jedoch mit seinen Belegen und Rechnungen bestehen, um die zukünftige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Etwaige stornierte Leistungen können Sie im Abschnitt "Stornierte Leistungen" wiederherstellen - diese werden (bei einem gesperrten Folio) auf dem primären Folio wiederhergestellt.
Im Kassenbuch (links im Menü) können sämtliche anderen Bargeldtransaktionen abgebildet werden.
Bei der Aktivierung der Kasse muss ein Anfangsbestand eingegeben werden - dieser kann nachträglich nicht mehr verändert werden und auch eine zweite Eingabe eines Anfangsbestandes ist nicht mehr möglich.
Folgende Arten von Barbewegungen können erfasst werden:
- Privatentnahme
- Privateinlage
- Geldtransit (z.B. Transfer zwischen Bankkonto und Kasse)
- Lohnzahlung
- Einzahlung Eingabe einer Bezeichnung ist verpflichtend
- Auszahlung Eingabe einer Bezeichnung ist verpflichtend
Beim DSFinV-K Export gibt es einige nachfolgende aufgelistete Besonderheiten.
- Wenn der referenzierte Beleg am gleichen Geschäftstag erstellt wurde (d.h. kein Tagesabschluss dazwischen liegt), dann ist die Referenz nicht in der references.csv enthalten. Begründung: Einschränkung seitens Fiskaltrust
- Wenn eine Rechnung eine Anzahlung enthält, so wird für jede Anzahlung ein Beleg vom Typ "AVSonstige" mit dem BON_NAME "Anzahlungsreferenz" erstellt. Dabei erfolgt eine Referenzierung, analog zur Zusammenführung von Rechnungen. Begründung: Einschränkung seitens Fiskaltrust auf maximal eine Anzahlungsreferenz pro Beleg - in der Praxis werden aber häufig mehrere Anzahlungen mit der gleichen Aufenthaltsrechnung gegenverrechnet