Arbeiten mit Folios

Reservierungsrechnung und Gastrechnung

siehe Gastrechnung vs. Reservierungsrechnung

Definition

Duden: "Eine Seite, häufig auch Doppelseite, eines Geschäftsbuches." Aussprache: [ˈfoːli̯o] Herkunft: vom lateinischen "folium"  für Blatt Kurzform von: "Folioblatt"

Was ist ein Folio?

Um für eine Reservierung oder einen Gast mehrere Rechnungen erstellen zu können benötigen wir eine zusätzliche Ebene zur Unterteilung - diese Ebene nennen wir Folios. Sie können sich das so vorstellen, als würden Sie ein zusätzliches Blatt zur Hand nehmen, um dort die Daten zur zweiten Rechnung zu notieren.

Wenn auf dem Folio noch keine Rechnung erstellt wurde, entspricht das einem Rechnungsentwurf, der vor Ausstellung der Rechnung noch verändert werden kann - z.B. durch Änderung von Leistungen oder des Rechnungsempfängers.

Durch die Ausstellung einer Rechnung wird das jeweilige Folio geschlossen - d.h. die aufgebuchten Leistungen und der Rechnungsempfänger können nicht mehr verändert werden. Wenn Sie die Leistungen dennoch korrigieren müssen, so ist die Rechnung vorher zu stornieren.

Was hat es mit dem primären Folio auf sich?

Das primäre Folio wird automatisch vom System erstellt, sobald ein Gast oder eine Reservierung angelegt werden. 

Alle Leistungen die das System aufbucht (z.B. bei einem Check-In, bei einer Konsumation im Restaurant) werden auf das primäre Folio gebucht. Der Benutzer kann nun entscheiden, ob er die Leistungen auf diesem Folio stehen lassen möchte, oder ob er sie auf ein weiteres Folio weiter verschieben möchte.

Immer wenn das primäre Folio geschlossen wird (z.B. durch Erstellung einer Rechnung) wird automatisch ein neues primäres Folio angelegt. Das ist notwendig, da es Schnittstellen gibt die auch nach Abschluss des Folios noch Leistungen aufbuchen möchten - um diese aufbuchen zu können muss immer ein primäres Folio verfügbar sein. Das kann z.B. passieren, wenn das Telefonsystem laufende Telefongespräche mit dem Zimmertelefon nicht unterbricht, sobald die Reservierung ausgecheckt wird, sondern diese weiterlaufen lässt.

Auf welches Folio muss ich die Leistungen aufbuchen?

Da die meisten Gäste nur eine Rechnung für den gesamten Aufenthalt benötigen werden Sie Leistungen meist auf dem primären Folio aufbuchen. Welches Folio das richtige ist, hängt aber vom Einzelfall ab und muss vom Benutzer entschieden werden.

Wie sehe ich, welche Leistungen auf dem Folio aufgebucht sind?

Sie können die aufgebuchten Leistungen jederzeit im Abschnitt "Leistungen" oder in der "Rechnungsvorschau" kontrollieren. Wir empfehlen vor der Erstellung der Rechnung immer die aufgebuchten Leistungen zu kontrollieren.

Kann ich Leistungen von einem Folio auf ein anderes verschieben?

Ja, selbstverständlich - siehe Artikel/Leistungen transferieren

Muss ich jedes Folio abschließen?

Nein, wenn keine Leistungen darauf gebucht wurden, so kann es auch mit einem Saldo von 0,00 € stehen bleiben, das ist kein Problem.